Megfelelőség, amely megállja a helyét audit és KOFA előtt
A közbeszerzési törvény, a FOA, az EU-irányelvek és a KOFA-gyakorlat egy mozgó szabályozási tájképet alkot. A Tenderen minden közbeszerzést az aktuális szabályokban rögzít, minden lényeges döntést naplóz, és olyan audit-nyomvonalat ad, amely megállja a helyét a belső audit, felügyeleti hatóságok és egy lehetséges kifogás előtt is.
A probléma
A megfelelőség valami, amire emlékeznek — amíg nem
A legtöbb ajánlatkészítő csapat megfelelőség-tudatosnak tartja magát. De amikor valaki azt kérdezi: „Meg tudjátok mutatni, miért választottátok ezt a beszállítót?” vagy „Mi volt az indoklás a sablontól való eltérésre?” — kezdődik a vadászat.
a rendeletben minden évben
A FOA-t rendszeresen módosítják. Az EU-irányelvek frissülnek. A KOFA-gyakorlat tisztázza, hogyan kell értelmezni a dolgokat. A csapat naprakészen tartása főállás.
az indoklás az esetek 60%-ában
A döntések megbeszéléseken születnek, és soha nem dokumentálódnak. Amikor két hónappal később kifogás érkezik, az indoklás elveszett — csak az eredmény marad meg.
megfelelőségi nyomvonal csatornákon át
E-mailszál egyikben, Excel másikban, Word-megjegyzés egy harmadikban. A nyomvonal létezhet — de nem egy összefüggő történetként.
A megoldás
Beépített megfelelőség, amely nem igényel plusz munkát
A Tenderen minden közbeszerzést az aktuális közbeszerzési szabályokban rögzít, automatikusan dokumentálja a döntéseket, és valós idejű láthatóságot ad a megfelelőségi funkciónak — anélkül, hogy lassítaná az ajánlatkészítő csapatot.
Mindig naprakész szabályozás
A FOA, a közbeszerzési törvény, az EU-irányelvek és a KOFA-gyakorlat beépítve és folyamatosan frissítve. Minden követelményellenőrzés az aktuális verzió alapján fut — nem a tavalyi alapján.
Automatikus döntésdokumentáció
Minden lényeges döntés — bid/no-bid, pontozás, fenntartások választása, árazási stratégia — a döntéshozóval, indoklással és időbélyeggel tárolódik, plusz kattintások nélkül.
Megfelelőségbarát audit-jelentések
Exportáljanak teljes ügyiratot egy kattintással — kronologikusan, kereshetően és strukturáltan auditoroknak, szabályozóknak vagy a KOFA-nak. Nincs többé kapkodás egy vizsgálat előtt.
Előzetes figyelmeztetés szabályozási változásokról
Amikor a FOA változik vagy a KOFA olyan gyakorlatot tisztáz, amely érinti önöket, a megfelelőségi vezető hatáselemzéssel ellátott értesítést kap — mielőtt a problémába egy közbeszerzésben ütköznének.
Hogyan működik
Három lépés a megfelelőséghez, amely nem kerül sebességbe
Konfigurálják a szabályozási profilukat
Válasszák ki, hogy a klasszikus közbeszerzési rendelet, a közüzemi rendelet vagy az ágazatspecifikus szabályok vonatkoznak-e önökre. A Tenderen aktiválja a megfelelő ellenőrzőlistát és követelménybázist.
Hagyják, hogy a platform naplózzon munka közben
A döntések, megjegyzések, feladatkijelölések és pontszámok megtörténtükkor mentésre kerülnek. A megfelelőségi vezető valós idejű dashboardot kap az ajánlatkészítő csapat megzavarása nélkül.
Exportáljanak audit-ügyiratot, amikor szükséges
Amikor auditoroknak, a KOFA-nak vagy belső kontrollnak dokumentációra van szüksége — vagy egy döntést akarnak újra megnézni —, a teljes történelem két kattintásra van.
Olyan megfelelőségi vezetőknek építve, akiknek kevés ideje van
Ajánlatkészítő menedzserek, megfelelőségi funkciók és belső audit a Tenderent használja a közbeszerzési rendeletnek való dokumentált megfelelőség kiépítésére — alapértelmezettként, nem kiegészítőként.
Automatikusan naplózott döntések
Megfelelőségi dashboard
Audit-export ügyenként
Folyamatosan frissített szabályozás
Építsék be a megfelelőséget — ne rátegyék.
Beszéljünk arról, hogyan kapcsolódik a Tenderen a megfelelőségi folyamataikhoz, és lássanak egy audit-ügyiratot a gyakorlatban. Auditra készen az első naptól.