Tee varaumia ilman hylkäystä
Hyvää tarkoittava 'sillä ehdolla että...' voi diskvalifioida koko tarjouksen. Mutta jotkin varaumat ovat laillisia, jopa viisaita. Tässä on miten erotetaan epäolennaiset varaumat niistä jotka hylkäävät automaattisesti — ja muotoillaan ne tavalla joka kestää.
Haaste
Olennaiset varaumat = hylkäys. Epäolennaiset = sallittuja. Missä raja on?
Hankinta-asetukset § 24-8 ovat selvät: tarjoukset olennaisin varaumin on hylättävä. Mutta 'olennainen' on juridinen mittari, ei tarkistuslista — ja arvioija arvioi sen ensin. Monet kykenevät tarjouskirjoittajat tekevät varaumia joita pitävät turvallisina, ja huomaavat hylkäyksessä vasta että olivat väärässä.
Hankinta-asetukset — velvollisuus hylätä
Asetukset vaativat ostajan hylkäämään tarjoukset joissa on olennaisia varaumia tarjousasiakirjoja vastaan. Se ei ole saa-säännös — se on tulee-säännös.
sopimus ja toimitus
Varaumat jotka vaikuttavat hintaan, sopimuksen sisältöön tai toimituksen laajuuteen, katsotaan olennaisiksi. Myös pienet fraasit kuten 'edellytyksellä että' voivat laukaista hylkäyksen.
on arvioijalla
Et sinä päätä onko varauma olennainen — arvioija päättää, perustuen siihen mitä varauma tarkoittaa käytännössä. Epävarmat tapaukset menevät yleensä toimittajaa vastaan.
Näin se tehdään
Osu ohueen rajaan — muotoiluilla jotka kestävät
Useimmat tarpeellisiksi kokemasi varaumat ovat joko tarpeettomia tai voidaan muotoilla kysymyksinä, selvennyksinä tai vaihtoehtoisina tarjouksina — muuttumatta olennaisiksi varaumiksi.
Kysy, älä varaa
Suurin osa siitä mikä päätyy varaumaksi olisi pitänyt olla kysymys kysymyskierroksella. Tenderen merkitsee varaumamuotoilut jotka pitäisi lähettää kysymyksinä ennen jättämistä.
Tutki KOFA-käytäntöä
KOFA on päättänyt satoja tapauksia siitä mikä lasketaan olennaiseksi. Tenderen linkittää jokaisen kirjoittamasi varauman relevanttiin jaostokäytäntöön — niin tiedät etukäteen missä riski on.
Muotoile tarjouskorjauksina
Jotkin 'varaumat' ovat oikeasti eroavaisuuksia tarjousasiakirjojen ja sopimusmallin välillä joita ostaja saattaa haluta korjata. Nämä on muotoiltava selvästi — ei varaumina.
Käytä vaihtoehtoisia tarjouksia kun sallittu
Jos tarjousasiakirjat sallivat vaihtoehtoisia tarjouksia, siinä voit ehdottaa erilaisia ratkaisuja — ilman pää tarjouksen hylkäysriskiä.
Miten se toimii
Kolme askelta laillisiin varaumiin
Lataa tarjousluonnos
Tenderen skannaa vastauksen, tarjouskirjeen, hintalomakkeen ja liitteet muotoilujen varalta jotka voidaan tulkita varaumiksi — eikä vain sanan 'varauma' varalta.
Saa riskiarvio muotoilua kohti
Jokainen merkitty kohta arvioidaan hankinta-asetuksia, sopimusmallia ja relevanttia KOFA-käytäntöä vasten. Saat selkeän tuomion: turvallinen, riski tai automaattinen hylkäys.
Muotoile uudelleen tai poista
Tenderen ehdottaa uudelleenmuotoiluja jotka säilyttävät tarkoituksen mutta siirtävät varauman olennaisuuskynnyksen ulkopuolelle — tai suosittelee poistamaan sen kokonaan.
Varaumatarkistus ennen jokaista jättöä
Aja vaatimustarkistus ennen tarjouksen jättämistä — se merkitsee muotoilut, jotka voidaan tulkita varaumiksi, ennen kuin arvioija näkee ne.
Sääntelyllinen pohja hylkäykselle
Viitattu oikeuskäytäntö
Riskialttiit muotoilut KOFA-viittauksin
Aja tarkistus milloin tahansa
Älä koskaan jätä tarjousta tietämättä että se hyväksytään.
Aja varaumatarkistus seuraavalle tarjousluonnoksellesi — ja nappaa muotoilut jotka muuten hylkäisivät sinut muotoseikalla.