No desmit rīkiem uz vienu platformu
Piedāvājumu vadītājs strādā Word. Tehniskais vadītājs SharePoint. Cenu noteikšana Excel. Termiņi Outlook. Statusa atjauninājumi Slack. Jauna darbinieka ievadīšana ir nedēļa pamācību. Tenderen aizvieto sadrumstaloto rīku kopumu ar vienu apvienotu darba telpu — kur dokumenti, sarunas un lēmumi ir piesaistīti iepirkumam, kuram tie pieder.
Problēma
Piedāvājumu darbs dzīvo desmit rīkos, kas nesarunājas savā starpā
Iedibinātās piedāvājumu komandas gadu gaitā ir veidojušas savu darbplūsmu slāni pa slānim. Tas strādā — kamēr neviens nav atvaļinājumā, neviens neaiziet un neviens nemēģina atrast frāzi no 2022. gadā piegādāta piedāvājuma.
rīki tipiskā piedāvājumu kopumā
Word, Excel, SharePoint, Outlook, Teams, Slack, Doffin, ESPD portāls, projektu rīks, e-parakstīšana — katrs silo, katrs ar savām saitēm.
lai atrastu atkalizmantojamu saturu
'Mēs taču par to esam jau rakstījuši?' — meklē SharePoint, vecos e-pastos un kolēģu klēpjdatoros, lai atrastu pēdējoreiz izmantoto rindkopu.
lai ievadītu jaunos darbiniekus
Jauni piedāvājumu rakstītāji pavada divas nedēļas, mācoties, kur kas atrodas, kura Excel lapa ir galvenā un kuram ir jaunākā kvalitātes rokasgrāmata.
Risinājums
Piedāvājumu darbs kā viens saskaņots projekts
Tenderen apvieno katru piedāvājuma uzdevumu — no Doffin paziņojuma līdz parakstītam līgumam — vienā platformā ar versiju kontroli, izsekojamību, atkalizmantojamu saturu un iebūvētu kvalitātes kontroli.
Versiju kontrole bez 'GALA_v3_TV'
Katram dokumentam ir viens galvenais ar izmaiņu žurnālu. Pārskatītāji komentē tieši tekstā, tehniskie vadītāji apstiprina rindkopas, un piedāvājumu vadītājs redz, kas ir gatavs un kas trūkst — bez e-pasta sarakstēm.
Atkalizmantojama teksta bibliotēka ar struktūru
Uzvarošas rindkopas par atsaucēm, metodoloģiju, kvalitātes sistēmām un ilgtspēju ir semantiski marķētas un automātiski parādās, kad nākamreiz parādās līdzīga prasība.
Reāllaika sadarbība ar skaidrām lomām
Piedāvājumu vadītājs, tehniskie vadītāji, juriskonsults, cenas īpašnieks un pārskatīšanas valde strādā paralēli ar skaidru īpašumtiesību — kā labs kontrolsaraksta rīks, bet piesaistīts iepirkuma dokumentācijai.
Auditam gatavs labojumu pieraksts
Katrs lēmums, komentārs, īpašnieka nodošana un iesniegtā versija tiek reģistrēta. Kad kāds iesniedz sūdzību — vai jūs to darāt — visa vēsture ir pieejama.
Kā tas darbojas
Trīs soļi no sadrumstalota uz apvienotu
Importējiet aktīvos iepirkumus un portfeli
Tenderen ievelk aktīvos iepirkumus no Doffin, pieslēdzas SharePoint un indeksē jūsu esošo piedāvājumu arhīvu nakts laikā — netraucējot komandas darbu.
Konfigurējiet darbplūsmu, kāda jau ir jūsu komandai
Definējiet lomas, fāzes un kvalitātes kontroles, ko jau lietojat. Tenderen pielāgojas jūsu procesam — ne otrādi — tāpēc nevienam nav no jauna jāmācās rutīnas.
Ievadiet jaunos darbiniekus stundās, ne nedēļās
Jauni komandas dalībnieki redz pilnu piedāvājumu vēsturi, atrod iepriekšējās atbildes ar semantisko meklēšanu un sagatavo lietojamus melnrakstus jau pirmajā nedēļā.
Izmanto Norvēģijas un Ziemeļvalstu piedāvājumu komandas
Piedāvājumu komandas IT konsultāciju firmās, būvuzņēmējos, veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējos un rūpniecības uzņēmumos ir pārgājušas no rīku saskaldīšanas uz apvienotu darbplūsmu — ietaupot desmitiem stundu nedēļā tikai koordinācijai.
Laiks rīku koordinēšanai
Ievadīšana jauniem komandas dalībniekiem
Audita izsekojamība
Aktīvi paralēli iepirkumi uz komandu
Pārtrauciet ļaut savai rīkkopai būt par šauro vietu.
Rezervējiet demonstrāciju ar reāliem iepirkumu datiem un redziet, kā apvienota platforma maina veidu, kā komanda strādā — ne tikai to, ko tā lieto.