Nuo dešimties įrankių į vieną platformą
Pasiūlymų vadovas dirba Word. Techninis vadovas SharePoint. Kainodara Excel. Terminai Outlook. Statuso atnaujinimai Slack. Naujo darbuotojo apmokymas yra savaitė instrukcijų. Tenderen pakeičia susiskaidžiusią įrankių sistemą viena vieninga darbo erdve — kur dokumentai, pokalbiai ir sprendimai pririšti prie konkurso, kuriam priklauso.
Problema
Pasiūlymų darbas gyvena dešimtyje įrankių, kurie nekalba tarpusavyje
Įsitvirtinusios pasiūlymų komandos sukūrė savo darbo eigą sluoksnis po sluoksnio per metus. Tai veikia — kol niekas neatostogauja, niekas neišeina ir niekas nemėgina rasti frazės iš 2022 m. pateikto pasiūlymo.
įrankių tipinėje pasiūlymų sistemoje
Word, Excel, SharePoint, Outlook, Teams, Slack, Doffin, ESPD portalas, projekto įrankis, e-pasirašymas — kiekvienas izoliuotas, kiekvienas su savo nuorodomis.
rasti pakartotinai naudojamą turinį
„Tikriausiai apie tai rašėme anksčiau?“ — ieškoti SharePoint, senuose el. laiškuose ir kolegų nešiojamuose kompiuteriuose, kad rastumėte praeitą kartą naudotą pastraipą.
naujam darbuotojui apmokyti
Nauji pasiūlymų rašytojai dvi savaites mokosi, kur kas yra, kuris Excel lapas yra pagrindinis ir kas turi naujausią kokybės vadovo versiją.
Sprendimas
Pasiūlymų darbas kaip vienas nuoseklus projektas
Tenderen suvienija kiekvieną pasiūlymo užduotį — nuo Doffin skelbimo iki pasirašytos sutarties — vienoje platformoje su versijavimu, atsekamumu, pakartotinai naudojamu turiniu ir įdiegta kokybės kontrole.
Versijų kontrolė be „GALUTINIS_v3_TV“
Kiekvienas dokumentas turi vieną pagrindinį su pakeitimų žurnalu. Vertintojai komentuoja įterpiant, techniniai vadovai patvirtina pastraipas, o pasiūlymo vadovas mato, kas paruošta ir ko trūksta — be el. laiškų grandinių.
Pakartotinai naudojama tekstų biblioteka su struktūra
Laimėjusios pastraipos apie referencijas, metodiką, kokybės sistemas ir tvarumą semantiškai pažymėtos ir automatiškai iškyla kitą kartą, kai atsiranda panašus reikalavimas.
Bendradarbiavimas realiu laiku su aiškiais vaidmenimis
Pasiūlymų vadovas, techniniai vadovai, teisininkas, kainų savininkas ir peržiūros taryba dirba lygiagrečiai su aiškia atsakomybe — kaip geras kontrolinio sąrašo įrankis, bet susietas su konkurso dokumentacija.
Auditui paruošta peržiūros seka
Kiekvienas sprendimas, komentaras, savininko perdavimas ir pateikta versija registruojami. Kai kas nors pateikia skundą — arba jūs tai darote — visa istorija yra.
Kaip tai veikia
Trys žingsniai nuo susiskaidžiusio iki vieningo
Importuokite aktyvius konkursus ir portfelį
Tenderen importuoja aktyvius konkursus iš Doffin, prisijungia prie SharePoint ir indeksuoja jūsų esamą pasiūlymų archyvą per naktį — netrukdant komandos darbo.
Sukonfigūruokite darbo eigą, kurią jūsų komanda jau turi
Apibrėžkite jau naudojamus vaidmenis, fazes ir kokybės vartus. Tenderen prisitaiko prie jūsų proceso — ne atvirkščiai — kad niekas neturėtų mokytis naujų rutinos nuo nulio.
Apmokykite naujus darbuotojus per valandas, ne savaites
Nauji komandos nariai mato visą pasiūlymų istoriją, randa ankstesnius atsakymus per semantinę paiešką ir pirmąją savaitę sukuria naudingus juodraščius.
Naudojama Norvegijos ir Šiaurės šalių pasiūlymų komandų
Pasiūlymų komandos IT konsultacinėse įmonėse, statybos rangovų, sveikatos priežiūros paslaugų teikėjų ir pramonės įmonių perėjo nuo įrankių chaoso prie vieningos darbo eigos — sutaupant dešimtis valandų per savaitę vien koordinavimui.
Laiko įrankių koordinavimui
Naujų komandos narių apmokymas
Audito atsekamumas
Aktyvūs lygiagretūs konkursai komandai
Nustokite leisti, kad įrankių sistema būtų kliūtis.
Užsisakykite demonstraciją su savo tikrais konkurso duomenimis ir pamatykite, kaip vieninga platforma keičia komandos darbo būdą — ne tik tai, ką ji naudoja.